外贸职场:电话、社交软件和邮件的沟通礼仪

浏览:2380  来源:纵横随心邮  时间:2020-12-07

外贸职场中沟通的方式有很多种,但是最常用的是电话、社交软件和邮件这三种方式。
电话沟通的即时性是排在第一位的,社交软件的沟通方式是最灵活的,邮件是最正式的沟通方式。

每一种沟通方式都有与之相对应的礼仪和要注意的点。

一、电话礼仪

对方接电话后,先明确地告诉对方你是哪个公司的某某某,并询问对方是否方便讲话,大概需要多少时间沟通和你要与对方沟通的目的。
如果你是想与你的上级领导或者其他部门同事沟通,可以事先通过社交软件告知你打电话的目的以及大致需要打扰对方多长时间,并询问一下其是否方便,给对方留出时间安排。
打电话沟通交流要尽量在对方工作时间,没有人希望在休息的时候还被打扰。
当然遇到紧急情况的时候可以直接打电话。

二、社交软件礼仪

很多人在用社交软件沟通时都喜欢直接用语音功能,不喜欢打字,这有的时候是不礼貌的行为。
一对一聊天的时候,优先考虑用文字沟通交流。

用文字交流
一、会让对方接受到信息的时间缩短很多。
二、可以让对方一下子捕捉到关键词。
三、有利于对方查看。那么什么时候使用语音功能比较好呢?
在信息量巨大而又不方便打字或者一些无关紧要的信息,领导对下属安排工作或者讲解专业问题的时候。

在群聊中,如果你是想向领导汇报工作,那么尽量不要使用语音,这样会降低团队的工作效率。
还有群聊的正确的艾特对方也是一件非常重要的事,当然这是要让对方知道具体相关信息的时候使用即可,无关紧要的消息就不用打扰他人了。因为工作中每个人都很忙的,没有人有空看与自己无关的信息。


三、邮件礼仪

写邮件也是一门大学问 ,好的邮件可以让别人一眼就能知道你要表达什么。想要写好邮件,必须从几个方面入手。

1、标题要通俗易懂。好的的邮件标题一定是可以让对方一眼就可以看出你要表达的大致内容,尽量要用最精简的文字表达。

2、格式要注意。邮件格式也很重要,称呼、开头、内容、结尾都要按照规范写好。

3、突出重点。一些比较重要的内容可以用黑体和标题来突出重点,这样会大大增加邮件的可读性。

4、附件。当你的邮件中带有附件的时候,附件的名称一定要命名好,要让收件人一眼就能大致知道附件内容。还有就是在邮件后面提醒收件人接受附件,并把附件罗列出来。

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