外贸人每天要花多少时间处理邮件?其实50%的时间是浪费掉的,怎么办

浏览:475  来源:纵横随心邮  时间:2020-06-12

邮件和电话是我们日常工作当中,最常见的两种沟通方式。


从老师个人的人生经验来说,之前在国外工作时,老外的沟通方式,80%都是使用邮件的形式。


每天收到的邮件,大约在30封左右。假设每封邮件阅读,处理至少三分钟,那么这30封邮件,就至少需要一个半小时的时间去处理。而如果这些邮件管理的方法不当,会很容易因为低效形成时间黑洞。比如有的人会在上班的时候不停地刷新邮件,注意力在工作和邮件上的事情之间不断切换,很难专注地去做一件事情,造成了隐形的时间浪费。

 

一个比较好的管理邮件的方法是定期查看,批量处理邮件。


一般来说,邮件所传递的信息都是相对非紧急的信息,因为如果是需要紧急沟通的事情一般会使用电话进行沟通。那么,我们完全可以设定固定的时间去集中处理邮件,这样的做法会比较高效,不会因为任务来回切换造成专注力涣散。

 

从我个人的经验来说,我会选择在早上上班后,午休后和下班前这三个时间段去处理邮件.早上上班之后可以查看昨天有哪些遗漏的邮件,以及哪些事情需要今天处理,方便一天的工作安排。午休之后的时间段通常容易犯困,比较适合刷邮件这样不费脑力的工作。而下班前再刷新一次邮件,以确保一天重要的工作不被遗漏。

 

还有什么好办法欢迎留言告诉我。

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