七个好习惯提高收发邮件的高效性

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  这种情况会出现得多频繁呢?你开始了新的一天,强烈地希望能够按照日程安排及事情的重要性完成一系列工作。但是,在下班的时候,你只完成一项工作:回复及整理存档了你的(大部分的)电子邮件。你祝贺自己完成了这件事,虽然,在你的脑袋里有一个唠叨的声音正在低声说着,其实,你根本什么都没有做。

  你并不需要让电子邮件消耗掉你的生活。以下有7个办法,可以把电子邮件变成工具而不是成为你的工作日里所作的唯一的事情。

  1、减少总量。当你每天给同一个人发送太多次电子邮件时,他们对此的关注程度就会较少。理想的情况是,你的电子邮件就好像是你还是孩子时曾经为了那些信件而总是去检查信箱那样的被期待已久(你还记得吗?)。

  2、不需要保持"时时知情(in the loop)"。相信你的员工,没有你的不断监督他们也会做好他们的工作。如果你认为,除非你需要把每一封电子邮件都抄送给他们,否则他们就不会按照你所设定的目标去执行工作,那你就需要一个新的工作团队了。

  3、分批回复电子邮件。而不是在每次收到一封电子邮件时就回复它,当你可以一次性挤出10分钟时再去回复电子邮件,并安排好每天这样做两次(当你不需要把精力集中在需要更全神贯注的工作上时)。

  4、让内容明确。如果有什么内容可能会被曲解或误解,需要20封的电子邮件链才能澄清,那不如拿起电话或是亲自过去说清楚。

  5、拼写正确。使用正确的语法。它不仅会让你看起来更专业,而且,在今天这样的时代里,你永远也不会知道这些电子邮件何时被刊登在报纸上或是被转发到某些你从未预料到的地方。如果你的行文就像是两个人之间在发送短信的话,你看起来就会像个傻瓜一样。

  6、有时候,把你的苹果手机(iPhone)或黑莓手机(Blackberry)留在你的办公桌上。你不需要在熟食柜台前排队的时候也查看你的电子邮件。真的。那些邮件可以等。你反而应该对给你弄三明治的人说声你好。

  7、请记住,电子邮件并不是你的工作。正如会议和电话会议一样,都是完成你的工作的一个工具。如果你所做的所有事情就是整理及回复电子邮件的话,你大概根本成不了气候。关注工作结果,而不是你的电子邮件收件箱,你会有很多事情去做。

  你每天要在电子邮件上花多少时间呢?其实只要我们合理安排好收发邮件的时间,回复邮件内容保持清楚,简洁。那么,你就有多余时间去处理其他的事情,每天的工作就会轻松很多。

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