邮件时代已成往事?当甩锅高手遇上邮件,你就知道错了

浏览:2724  来源:纵横随心邮  时间:2020-07-07

1969年10月,第一封邮件的出现代表着世界互联网的开启,经历了50年的快速发展后,邮件当然属于这个时代骨灰级的应用了。

自从有了QQ、微信,Facebook、Twitter等沟通工具后,邮件的使用也慢慢的少了下来。

日常工作中,我们已经很少使用邮件进行沟通。除了一种情况,扯皮留证。

在我工作的第一天,我的师傅告诉我,以后要可能会扯皮的事情一定要用邮件去沟通,日常沟通,就不需要用邮件了。

这就恰恰证明了邮件有一个非常重要的特性,权威性。那我们可以利用这个特性做什么呢?


邮件合同。
邮件合同,不是真正意义上的合同,主要是用于信息确认的。

比如,现在需要做某个项目,需要开发部门A,测试部门B,产品部门C参与,这时候就要通知他们,为了防止后续推责任说,"我不知道""没人通知我"或者说"没有正式通知"等类似的情况出现,我们就需要使用邮件进行发送通知,让他们确认。

如果你收到邮件后,不回复保持沉默,那么很好,你就是默认这样的安排。如果后续发生扯皮,那么就会问你"当时给你发邮件了,你难道没看到?"。

如果没有问题,相关人员(比如技术经理、测试主管等一系列负责人或者联系人)应该礼节性地回复一个确认的邮件,表达已经知晓或者同意,如果有问题也可以在邮件中回复讨论。这时候,如果你邮件中确认没有问题,那么就相当于双方签订了一项合同,这项合同就是针对于项目中的分工和项目计划等各方面内容没有问题,已经达成共识,如果未来出现问题,那么这封邮件就是各方在领导面前扯皮的凭证了。


邮件合同的使用的例子实在太多了,我就不一一列举了。

可能你看到这里会觉得我是一个腹黑的人,这么喜欢算计。我只能和你说,职场套路深,一不小心就要回农村。在我看来,这样使用邮件,并不是算计,而是负责。

邮件是公司中除去下发纸质文档签字以外的最正式沟通方式。除此之外,使用邮件是可以让发件人在发送邮件的时候考虑下自己要写的内容,如果是电话沟通你会发现很多人是想到一出说一出,思维犹如天马行空。很多时候,我让别人发邮件给我就是希望他对他写出来的东西负责,这样我和别人之间可以建立好责任边界,方便未来不被"甩锅"。

有一点,我还是想说下,不要认为这是一件小事,在工作中,长期被别人甩锅,你一定会受不了的,因为我们都是普通人。

邮件其实最核心的功能就是类似于合同的能力,所以日常情况下,我们也不需要时时刻刻关注着邮件,我给大家提一点小技巧。

--定时查看和处理邮件。
前面也说到了,如果你没有回复,就默认你同意。所以,如果漏掉某些重要的邮件,可能会在工作中发生很大的纰漏。我在工作初期,就不喜欢查看邮件,结果很多事情没有看到,闹出不少次的问题。但是为什么我要说定期,不是时时刻刻呢?因为紧急的事情,会立马给你电话,或者发了邮件后,会通过其他即时通讯手段告诉你快点处理。一般邮件,都会给你1-2天的处理时间,所以你没必要时时刻刻盯着邮箱。我习惯于上班前15分钟,午饭前15分钟,下班前半小时打开邮件,看一看。主要针对于昨天待处理,今天未处理和明天需要处理的事情做一个整理。

--确认收件人和抄送人。
邮件的收件人和抄送人是有区别的,收件人是邮件的直接对象,抄送人是知情人。所以应该把他们给分开管理。收件人应该要尽量少,不要去叨扰其他同事,我们工作人会发现很多人看完邮件发现和自己没啥关系。还有一个技巧,如果事情很重要,比如催办啊, 很简单,抄送名单中加上领导。

--写邮件正文。
邮件简短最好,注明关键点,1,2,3写完。切忌洋洋洒洒写上一大堆,别人读完都不知道你说的是个啥。而且,邮件中需要安排的工作一定要指明,比如,你可以这样说,"请BILLY在今天下班前制作好产品最新报价表"。点名道姓这样的说反而有利于收件人确认自己的事情。


我们要牢记使用邮件最大的作用,这样可以避免工作飞来横"锅",扯皮也有底气。

也许这也是川普们热衷于用推特而少用邮件的原因吧

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